제25장 회의

PART D 비즈니스와 전문직에 쓰이는 마인드 맵

 

  프리뷰
  * 서문
  * 개인 차원의 마인드 맵하기
  * 그룹 차원의 마인드 맵하기
  * 마인드 맵으로 회의 주재하기
  * 회의용 마인드 맵의 장점
  * 결문

      서문
  회의에서는 모든 참석자가 강연자가 되고 또한 청중이 되어야 이상적인 회의라고 할 
수 있다. 마인드 맵의 사용은 개인과 그룹 차원에서의 적극적인 참여를 유도하고 적극
적인 참여는 능률적이고 생산적인 회의를 이끌어 나가는 진정한 핵심이다.

      개인 차원의 마인드 맵하기
  제14장과 제24장에서 이미 설명한 기법을 사용해서 회의가 진행되는 동안 각자의 마
인드 맵을 만들 수 있다.
  회의의 주제는 중심 이미지가 되고 회의의 주요 안건은 중요 가지에 해당된다. 회의
가 진행됨에 따라 사상과 정보를 그것들이 관계있는 듯한 곳이면 어디든지 덧붙일 수 
있다. 또는 각 연사가 말하는 내용을 미니-마인드 맵할 수도 있다. 이 모든 것들이 하
나의 같은 용지 위에 있기만 한다면 주제와 회의의 방향이 드러나기 시작할 때 참고사
항을 지시하기가 매우 쉬워진다.
  다시 한번 말하지만 마인드 맵 노트가 지저분하게 보인다 하더라도 걱정할 필요가 
없다. 그것들은 단순히 어떤 특정 시간의 복잡한 커뮤니케이션 상태를 반영하는 것이
고 항상 나중에 명료하게 재수정할 수 있다.
  252페이지의 마인드 맵은 브레인 트러스트 자선 단체의 4시간에 걸친 실무자 협의회
에서 레이디 메어리 토비가 만든 것이다. 중심 이미지는 재치있게도 회의의 중심 주제
를 묘사했고 마인드 맵 그 자체는 전형적인 의사록의 8페이지에 상당하는 분량을 다루
고 있다. 레이디 메어리가 마인드 맵에 사용한 기법 중에서 특히 유용한 것은 회의 동
안 내내 회의석상에서의 참석자들의 위치를 기록한 것이었다. 이것은 기억력 향상에 
뜻밖에도 매우 큰 도움이 되었다.
  257페이지의 마인드 맵은 일본어와 영어를 병행한 여러 나라 말로 쓰인 마인드 맵의 
또 다른 예이다. 이 마인드 맵은 IBM 저팬사의 최고 경영자에 의해 작성되었고 스페인
의 바르셀로나에서 3일 간에 걸쳐 열린 회의를 기록한 것이다. 이 마인드 맵은 또한 
그가 본국으로 돌아와서 회의 성과를 보고하는 토대가 되었다.

      그룹 차원의 마인드 맵하기
  참석한 모든 사람들이 볼 수 있도록 대형 화면이나 차트 혹은 판지에다 마스터 마인
드 맵을 하는 것이 좋다. 필기자로 선출된 사람은 모든 안건과 발언을 기록하고 그것
을 회의의 전체적인 구조에 포함시킨다. 이렇게 하면 훌륭하고 명석한 사상으로 발전
할 수 있는 문제들이 너무나 진부하게 보여 버려지거나 사장되는 것을 막을 수 있다. 
전통적인 회의 구성이나 의사록 기록 방법은 자연스런 그룹 커뮤니케이션과는 반대 결
과를 가져오기 때문이다.
  그룹 마인드 맵은 브레인스토밍과 계획 둘 다를 통합할 수 있다. 체스의 대부인 레
이먼드 키니, OBE, 로드 브로키니, 아니테 키니, 밴다 노스, 그리고 토니 부잔이 참석
한 회의를 요약하기 위한 마인드 맵이 만들어졌다. 이 회의는 마인드 스포츠를 위한 
국제 센터로서 그리고 월드 체커 참피온십, 월드 메머리 참피온 십, 여러 가지 체스 
참피온 십, 그리고 책과 방대한 귬의 두뇌 올림픽 게임 등을 포함한 일련의 이벤트 개
최지로서 브로키트 홀을 존속시킬 것인지에 대한 문제를 의논하기 위한 것이었다.
  위치와 재정문제, 시장문제가 모두 깊이 고려되었다. 회의 결과 6개의 새로운 마인
드 스포츠 이벤트가 확정되었다.
  회의에서 마인드 맵을 사용할 때 얻을 수 있는 특별한 이점은 마인드 맵이 회의의 
진정한 내용에 대해 한층 명료하고 균형잡힌 모습을 제시한다는 것이다. 전통적인 회
의에서는 먼저 말하거나 제일 나중에 말하는 사람, 큰소리로 말하는 사람, 특이한 억
양으로 말하는 사람, 수준 높은 어휘를 구사하는 사람, 또는 권위적인 입장에 있는 사
람에게 우선권이 주어졌다는 연구조사 결과가 있다. 마인드 맵은 이러한 정보적 편견
을 차단하고 참가자 전원이 느낄 수 있는 객관적으로 통합된 시각을 제시하고, 균형있
는 참여를 조성하고 팀웍을 강화시킨다.

      마인드 맵으로 회의 주재하기
  마인드 맵은 회의를 주재하는 데 특히 유용하다. 의장은 기초 마인드 맵 위에다 안
건을 쓰고 이 기본적인 틀에 생각을 덧붙이고 토의를 진행하고 결국에는 회의의 의사
록이 될 것의 개요를 기록하기 위해 사용할 수 있다. 행동, 아이디어, 물음표, 중요한 
부분을 색상기호로 표시할 수 있다. 이런 식으로 회의를 주재하면 의장은 우주선을 이
끌고 사상의 은하계와 별들 사이를 무사히 통과해 나가는 우주선 선장과 같은 역할을 
한다. 
  주제가 변동될 때는 의장 옆자리에 공식적인 마인드 맵 의사기록자를 두어서 의장이 
동시에 많은 안건에 참여할 수 있도록 하고 회의의 진행 발전 과정 전체를 지속적으로 
관찰할 수 있게 한다.
  이 마인드 맵 접근 방법을 이용해서 특별히 성공한 사람이 피델리티사의 브루스 존
스톤이다. 머니사 1월 홍에 게재된 특집기사에서 그가 어떻게 해서 지난 10년간 연평
균 21%의 수입의 증가에서 벗어나서 '미국 최고의 소득자'가 되었는지를 설명하고 있
다:

  '그의 사무실에 있던 몇 권의 책이 그로 하여금 자신의 마음을 최대한 활용하겠다고 
결심하게 만들었다. 그 책의 제목은 '두뇌 이용자 가이드' '양쪽 두뇌를 모두 이용하
라'였다. 그의 연구 성과 중 하나가 중심 단어와 사상을 한 장의 종이 위에 배열하는 
필기도면 즉 마인드 맵이다. 30명 정도의 분석 전문가와 자금 관리자가 동석한 2주일
에 걸친 간부회의에서 존스톤은 회의석상의 제일 끝자리에 앉아서 토의 내용을 그리고 
있었다.
  그 동안 피데리티 마젤란의 설립자이고 영국 최고의 자본가로 성장한 피터 린치는 
에그 타이머(달걀 삶는 시간을 재는 모래시계)로 각 발언자에게 3분씩 시간을 할당했
다. 예를 들면 지난 11월의 한 회기에서 존스톤은 녹색가지를 그려놓고 그위에다 "AT&
T - maybe-deregulated"라고 썼다. 자주색으로 가지를 분기시켜서 한 가지에는 "융통 
- 상승 - 비율", 또 한가지에는 "B 이동: AT&T를 사라'라고 썼다. 회의가 끝난 후에 
존스톤은 25달러에 20,000주를 주문했다. 2주만에 그 주가는 27달러로 올랐다!'

      회의용 마인드 맵의 장점
  1. 모든 회원들은 다른 회원들의 관점을 확실히 이해하게 된다.
  2. 모든 발언을 문맥에서 벗어나지 않게 연결시킬 수 있다.
  3. 개개인 모두가 마인드 맵에 미치는 공헌은 에너지, 정열 그리고 협동 정신을 진
작시킨다.
  4. 회원 각자가 회의에 대한 완벽한 기록을 가짐으로써 토의 내용을 정확하게 이해
하고 기억하게 한다.
  5. 마인드 맵은 능률적인 커뮤니케이션 수단이기 때문에 마인드 맵 회의를 대개 전
통적인 회의에 소요되는 시간의 1/5정도밖에 차지하지 않는다. 
  6. 회의에서 언급된 목표를 달성할 가능성이 높아진다.
 
      결문
  대부분의 회의에서는 자신의 의견을 설명하는 능력이 포함된다. 다음 장은 비즈니스
에서 자신의 사상과 정보를 설명하는 기술을 향상시키는 마인드 맵의 이용에 초점을 
둔다.