직장에서의 가는 말 오는 말

      1. 일할 때에 오가는 말
 직장의 사기나 종업원의 협력관계는 여러 가지 요인으로 좌우되겠지만, 그중에서도 직장의 
인간관계, 즉 상하 좌우의 커뮤니케이션이 잘되고 있느냐의 여부가  가장 큰 영향을 미친다
고 한다. 특히 일하는 사람들의 생산성은 임금이나 물리적인 환경조건보다 인간관계 여하에 
의존할 때가 많거니와, 이를 잘하고 못하고 것은 주로 직장에서의 상사와 부하와의 화법, 그
리고 동료 상호간의 화법여하에 좌우된다.
 이렇게 볼 때, 뭐니뭐니해도 기쁘고 즐거운 직장을 만드는 것이 선결 문제이다. 직장을  어
둡고 불유쾌한 상태로 놓아두면 직장의 능률이 오르지 않을뿐더러, 외부의 고객에 대해서도 
웃는 낯으로 응대할 수 없게 된다.  과장이 계장에게 불쾌하게 말하면, 계장은 불쾌한  감정 
직원에게 쏟게 된다. 인간의 감정은 이같이 순환적으로 전파하는 속성이 있다. 특히  상위자
로부터 하위자에게 전파되는 힘이 강하다.
 그런 데다가 감정의 동일성이라는 법칙이 있어, 한가지 불쾌한 일이 생기면 다른 아무것도 
아닌 것에 조차 불쾌감을 느끼게 된다. 그러므로 직원이 매  불유쾌한 상태에 있을 때 고객
이 찾아왔다고 하면, 이 손님은 지극히 냉담한 대접을 받게 될 것이다. 때문에 상사되는  사
람은 부하에 대해 보다 주의를 기울이는 화법을 쓰지 않으면 안된다.
 가령, 같은 방 안에 있는 타이피스트에게,
 "이걸 좀 타이프 해줘요."
하고 급한 편지를 부탁했다고 하자. 완성된 카피에 한자 틀린 것이 있다. 매우 급한  상태이
므로 큰 소리로, 
  " 한자 틀렸는데, 고쳐줘요!"
하고 말했다. 이쪽의 말이 거칠면 타이피스트는 곡 자기가 말하고 싶은 것을 참지 못한다.
 "그런데 글씨가 나빠서 도무지 읽을 수가 없어요!"
하고 한수 먹이고 만다. '가는 말이 고와야 오는 말이 곱다'고 이쪽도 가만히 있지 않고,
 "이 정도의 글씨는 볼 수 있어야 하는 게 타이피스트의 능력이지."
 이쯤되면 좋은 인간관계는 찾을 길이 없다. 평소 같으면 1분  정도로 수정할 수 있는 타이
프가 5분 정도나 걸린다. 급한 것이면 처음부터 차분하게 부탁하는 편이 더 낫다. 
 타이프 친 카피에 잘못된 글자가 발견되면,
 " 내 원고 글씨를 알아보기 힘들었을 거야. 한자가 틀렸군. 좀 고쳐줘야겠는데..."
 하고 말하면 좋다. 시간으로 따지면 10초 이상  걸리지 않을 것이다. 대개 타이피스트는,
 "그래요? 미안합니다."
하고 1분 내에 정정해주리라 생각한다.
 이런 것을 생각해 보아도 직장에서의 화법이 얼마나 중요한 가를 알게 된다. 여기서 알 수 
있는 것은, 첫째 말하기의 책임이 항상 상사에게 잇다는 것과, 말하기 컨트롤은 처음에 하는 
편이 쉽다는 것이다. 
 "그런데 글씨가 나빠서...."
 하고 말해 올 때, 두 번째 컨트롤할 기회가 있다. 여기서,
 "그래, 내 글씨가 보기가 힘들걸. 앞으로는 좀 바르게 쓰지."
하고 말하면 듣는 사람도 좋게 듣고, 이 단계에서 컨트롤로 좋은 결과를 만든다.
 직장의 인간관계를 말할 때, 흔히 공식과  비공식을 말한다. 이것은 직장 등의  집단조직을 
공식조직과 비공식조직으로 나누어 생각하기 때문인데, 공식조직이란 부.  과. 계 등의 직제
를 계통적으로 볼 수 잇는 회사나 단체의 기구 조직을 가리킨다.
 이에 대해서 비공식조직이 있다. 이것은 회사나 단체의 조직은 아니나, 회사 내에서의 학교 
동창조직이나, 바둑 동호인, 음악 써클, 낚시회, 혹은  동향인의 모임 같은 집단조직이다. 공
식조직은 그 자체가 이미 논리적인 체계이나, 비공식 조직은  다소의 규약은 있어도 회사의 
기구가 아니므로 어느 정도 비논리적이라도 좋다.
 인간이란 굳이 실존주의 철학자들의 말을 빌지 않더라도  부조리한 존재이며 이론적, 합리
적으로만 살아나가는 것이 아니다. 근대 사회는  합리주의적인 사회이므로 이론적인 화법이 
중심이 되고 있다. 하지만, 거기에는 감정적인 레크리에이션을 위한 비논리적인 화법도 엄연
히 쓰이고 있다. 마찬가지로 근대 기업은 합리적 경영체이나  여기서 일하는 사람들은 역시 
살아 있는 감정을 지닌 인간이므로, 그런 이유에서 생긴 것이 바로 비공식적 조직인 것이다.
 때문에 공식조직에서의 화법과 비공식조직에서의 화법은 달라진다.  또 인간관계를 원만하
게 하기 위해 직장의 공식적인 면 뿐 아니라, 비공식적인  면도 이용하는 것을 잊어서는 안
되다. 직장의 인간관계는 일견 공식적 화법에 의존하는 것이 좋을 것 같으나, 반드시 그렇지
만은 않다. 공식과 비공식의 양면에서 균형을 취하는 것이 바람직하다.
 실제의 직무에서는 부하에게 한마디도 의논하지 않는 독선적인  과장이, 일이 끝나면 번번
히 부하들을 데리고 술을 마시러 간다. 이를 비공식 면에서 본다면 인간관계를 보다 친밀하
게 하기 위해서일 것이다. 그러나 이것이 비즈니스를 위한  단순한 회유책이라면 술 사주는 
만큼 손해가 된다.
 " 이 과장은 우리를 술 좀 사주고 조종할 모양이지? 그런 생각대로 잘 안될걸!"
 하고 본인이 없는데서 험담할 것이 틀림없다. 오히려 술  같은 것을 사주지 않아도 과장으
로서의 지구에 충실하고 공감이  가는 처신으로 부하의 인간성을  존중해 주는 과장이라면, 
부하로부터 더 존경받고 또 인간관계도 보다 좋아질 것이라고 생각한다.
 말하기, 즉 화법은 단순한 기술이  아니라 그 밑바탕에는 진실과  성심성의가 깔려야 하는 
것이다. 윌리엄 템플 (W. Temple 1628~ 1699)이 말했듯이, 말을 잘 한다는 능변의  자격 여
건은, 첫째 진실, 둘째 양식, 셋째 기분, 넷째, 재치인데, 이 중에서 첫째가  진실이라는 점에
는 누구나 공감할 것으로 믿는다.
  
    2. 웃사람이 부하를 대하는 화법
 부하에 대한 화법은 매우 어렵다. 직장의 인간관계를 좋게 하기 위해서는 일방통행적인 명
령으로 대하지 말고, 부하의 협력을 얻는다는 자세로 대하지 않으면 안된다. 일상적인  인간
관계를 잘 유지하면서, 직장에  좋은 협력관계를 확립해 두기  위해서는 무엇보다도 상사의 
훌륭한 화법이 절실하다. 부하의 협력을 얻는 방법으로, 미국의 심리학자 라데나는,
 "협력은 요구하는 것이 아니라 의뢰하는 것이다,"
 라고 말하고, 다음 항목을 제시했다.
  0 논쟁을 피한다.
  0 자기 잘못을 솔직히 인정한다.
  0 어떤 결정사항을 실천하려 할 때는 그룹 전체가 생각해낸 결론인 것 같은 체제로  정리
하고, 그들이 자진해서 일을 맡아할 기분을 만들어 준다.
  0 (노)라는 부정반응이 나오더라도 일단은 그것을 긍정적으로 받아준다.
 이러한 항목은 매우 상식적인 것이요, 누구나 주지하는 바의 것이나, 요는 실제의 말하기에
서 이떻게 이것을 실행하느냐 하는 점이다.
 가령, 직장에서 논쟁을 하면 나쁜 경과를 가져오는 것이 분명하다. 물론 뜻하지 않게  논쟁
이 벌어지는 수도 있다. 연구회. 토론. 회의 등에서 논쟁이 벌어지는 것은 당연하나,  그렇더
라도 감정적으로 확대되지 않게 말꼬리 하나에도 신경을 써야 한다. 본질적인 문제 외에 상
대방의 말꼬리를 잡아 논쟁하는 것은  크게 삼갈 일이다. 더구나 회의  석상이 아닌 일상의 
업무수행시에 논쟁을 하는 것은 가치없는 일이다. 논쟁에 패하면 역시 분하고, 논쟁에  이겼
다 해도 상대편은 논파 당했다는 불쾌한 기분을 오랜 시간 간직하게 된다. 
 자기의 잘못을 솔직하게 인정하는 것은 어떤 인간관계에서도  중요한 것이나, 특히 부하로
부터 잘못을 지적받았을 때에 상사는 솔직히 그것을 인정하는  것이 상식이다. 그런 상사야 
말로 부하로부터 지적을 받을 자격을  갖춘 상사이다. 언제나 부하들에게  군림하는 상사는 
잘못이 있어도 부하들이 좀처럼 그것을 지적해 주지 않는다.
 "부장님, 이것은 잘못된 게 아닙니까?"
 하고, 부하로부터 솔직히 지적받을 수 있는 상사는 그만큼 평소에 민주적인 직장 분위기를 
만들어 왔다는 것이 된다. 이같은 직장이라면 언제든 사양함 없이 의견을 말할 수 있다.
 상사와 부하라는 관계를 제쳐놓고도 서로가 잘못을 지적해 줄 수 있는 사이라면 바람직한 
인간관계에 있다고 할 수 있다. 그러나 잘못을 지적하는 쪽이 틀린 경우가 있다. 때문에  지
나치게 단정적으로 말할 것이 아니라, 
 "... 잘못된 게 아닐까요?"
 정도로 완곡하게 말하는 것이 좋다. 지적받는 쪽도 이렇게 감사한다.
 "친절한 충고에 감사합니다. 조속히 알아보겠습니다."
 이와 같이 예의를 갖춘 진심어린 충고가 오갈 수 있다면 인간관계는 상투적이기보다는 인
간미있고, 수직적이기보다는 수평적으로 개선되어 나갈 것이다.
  
 부하에게 말을 잘 할 수 있다는 것은 작업능률에도 큰 영향을 미친다. 설득도 잘하지 못하
고 작업에 따른 협력도 얻지 못하며  사기도 올릴 수 없는 화법 밖에  쓰지 못한다면, 그런 
사람은 상사로서의 자격이 없다고 생각한다. 그러면 어떻게 해야 간부로서 효과적인 화법을 
구사할 수 있을까. 먼저 다음과 같은 결점을 고쳐야 한다.
  0 훈시적이고 설교적이다.
  0 거만하고 뽐낸다.
  0 말과 행동이 딱딱하다
  0 상사. 동료. 부하의 험담을 자주 한다.
  0 강제적이고 명령적이다.
  0 부하에게 수치감을 갖게 한다.
  0 빈정대거나 핀잔을 잘 준다.
  0 남 앞에서 꾸짖는다.
  0 상대의 결점을 파헤친다.
  0 날카롭고 융통성 없게 말한다.
  0 사소한 일에도 곧잘 흥분한다.
  0 자칫하면 의견 대립을 하고 논쟁을 자주 한다.
  0 말로 발뺌한다.
  0 불평을 하면서 투덜댄다.
  0 자기가 젊었을 때는 그렇지 않았다고 자만한다
  0 자기를 변명한다.
  0 쓸데없이 길고 지루하게 말한다.
 위에 든 항목의 경우에 많이 해당될수록 그런 화법은 부하의 환영을 받을 수 없다. 그러면 
다음 항목대로 실천한다면 그 결과는 어떻게 될까?
  0 의논적으로 말한다.
  0 부탁하는 식으로 말한다.
  0 여러 가지를 헤아리면서 말한다.
  0 친숙하게 말한다.
  0 상대의 장점을 치켜준다.
  0 상대의 실패에 동정적이다.
  0 적절하게 칭찬한다.
  0 상대의 입장이 되어서 말한다.
  0. 자기 잘못을 솔직히 인정한다.
  0 침착하고 여유있게 말한다.
  0 상대를 기분좋게 해준다.
  0 너그럽게 생각하며 말한다.
  0 잘 정리된 정확한 화법을 쓴다.
  0 상대가 하는 말을 잘 듣는다.
 상사로서의 화법에는 위의 항목 가운데 어느 것도 빼놓을 수 없는 것임을 알 수 있다.
 같은 일을 시켜도 어떤 상사가 명을 하면 하고 싶은  기분이 들지 않지만, 어떤 상사가 시
키면 즐겁게 일한다는 경우가 흔히 있다. 이것이 인간관계와 화법의 .미묘한 대목이다. 아무
리 인격이 고매한 상사라도 부하에 대한 화법이 바람직하지 못하면 일은 원만하게 진행되지 
못한다.
 상사로서의 최대의 자격은 지도력이 있고 부하로 하여금 즐겁게 일하게 하는 능력을 갖는 
것인데, 이것은 상사로서의 부하에 대한  화법의 능력과 직결된다. 화법이 바람직하지  못한 
상사는 언제든지 손해를 볼 것이다. 
 상사의 말은 어떻든 설교나 훈시처럼 들릴 때가 많다. 부하는 이런 화법을 가장  싫어한다. 
특히 비공식적인 장면에서까지 설교나 훈시를 하면 견딜 수 없는 일이다. 상사는 반드시 실
력이 있고 인격이 높은 것이 아니라, 조직상으로 윗 자리에  있는 것에 지나지 않는 경우가 
많다. 결국 명령적인 화법보다는 의논적이며, 친숙하고 헤아림이  있으며, 적절히 부하를 칭
찬하고 알기 쉽게 정확하게 말할 수 있어야만 참으로 상사다운 상사라 하겠다.
  
    3. 의뢰할 때의 말
 의뢰를 목적으로 하는 말하기는 설득을 목적으로 하는 말하기와 유사하나, 조금 차이가 있
다. 의뢰할 때 의뢰하는 것을 상대편이 들어주도록 하기 위한 요소가 들어가면 이것은 설득
의 단계가 된다. 의뢰할 때는 약간  가벼운 느낌이 간다. 가령, 우편물을  넣어 달라는 매우 
가벼운 의뢰로부터 큰 것으로는 취직을 의뢰하는 것까지 있다.  이것은 채용을 의뢰하는 것
이므로 설득의 부류가 된다.
 가령, 간단한 의뢰라도 상대에게 폐를 끼치는 것이므로 정중한 말씨로 의뢰하지 않으면 안
된다. 설득이 아니고 의뢰이므로 상대가 못한다고 거절하면, 깨끗이 물러서야 할 성질의  것
이다. 그러나 의뢰할 바에야 되도록 거절당하지 않도록 하는 화법이 필요하다.
 엽서 한 장 부쳐줄 것을 의뢰하더라도 일단 사정을 분명히 말할 필요가 있다. 물론 친하고 
친하지 않음에 따라 다르겠으나, 가까운 사이라면 ,
 " 이봐 좀 부탁해, 응."
하고 끝내면 되나, 그렇게 가깝지 않은 사람에게 의뢰할 때는,
 "미안합니다. 제가 좀 바빠서 그런데요. 부탁드립니다."
정도의 말을 하지 않으면 안된다. 단지 일반적으로 의뢰하고  하면, '뭐야, 그 정도면  자기
가 
하면 될게 아냐?'하는 기분을 상대에게 준다. 거절당하지  않음은 물론 상대가 기분좋게 응
해
주도록 말하지 않으면 안된다. 그러므로 '지금 좀 바빠서...'라는 사정을 말하는 것이 좋다.
 좀더 중요한 것을 의뢰할 때는 사정을 다시 더 상세히 설명하지 않으면 안된다. 이때는 설
명을 목적으로 하는 말하기가 선행한다. 그리고 정중하게 의뢰한다. 취직의 의뢰가 바로  이 
경우다. 이쪽의 사정. 희망. 특기 등을 잘 설명하고 성실로써 의뢰하지 않으면 안된다.
 무엇을 남에게 의뢰할 때, 무엇보다 먼저 그 가능성을 생각해야 한다. 취직을 의뢰할 경우, 
상대가 사정을 잘 이해하고 꼭 알선해 주려고 마음먹더라도 그럴 만한 힘이 없다면 아무 소
용이 없다. 상대가 곤란해 하고 상대를 무리하게 하는 의뢰는 의뢰의 방법으로는 좀 서투르
다.
 기부를 의뢰할 때도 동일하다. 기부가 어떻게 사회를 위해 도움이 되는가를 충분히 설명하
더라도, 상대에게 그만한 기부능력이 없다면 상대를 곤란하게 만들 뿐이다. 기부금액도 상대
의 형편에 맞게 의뢰하지 않으면 안된다. 여기서도 상대편에 대한 정보가 필요한 것이다.
 또 의뢰에는 양자택일형이 있다. 이것인가 저것인가, 이것이 안되면 저것을 하는 식으로 의
뢰하는 방식이다.
 "이 회사에 채용되면 더 바랄 것이 없겠습니다만,  그렇게 되기가 어렵다고 생각하시면 어
디 다른 데라고 소개해주십사 해서 찾아 왔습니다."
 이것은 소위 제 1지망과 제 2지망을 제시하여 상대편 선택에 맡겨버리는 의뢰방식이다. 이
렇게 되면 상대편도 좀 수월한 생각이 들고, 무턱대고 거절하지 못할 것이다.
 물건을 빌리는 것도 일종의 의뢰이다. 우산을 빌리는 정도라면 누구라도 잘  들어주겠지만, 
중요한 서적을 빌리든지 옷이나 물건, 또는  돈을 빌리는 일쯤 되면, 상당한 설명이  필요하
다. 어디에 쓸 것인지를 분명히 밝히고, 되돌려주는 시시와 방법에 대해서도 명료하게  설명
하고, 상대가 안심하도록 말하지 않으면 안된다.
  
    4. 지도할 때, 명령할 때의 화법
 설득이나 의뢰는 상대를 이쪽이 생각하는 방향으로 움직이는  것이다. 그러나 같은 사람을 
움직이더라도 이쪽이 의젓한 자세로 지도하고 명령하는 화법이 있다. 이처럼 상대를 움직이
는 지도의 화법에는 이쪽의 리더쉽이 있어야 하고, 명령의  화법에는 권력의 배경이 있어야 
한다. 정부라는 권력, 법률이라는 권력, 상사라는  직장의 권위, 이같은 것이 없으면  명령이 
이루어지지 않는다. 그러나 지도는 권력과 달리 상대로부터 신뢰를 얻음으로써 이쪽의 말에 
따르게 된다.
 "횡단보도를 통해 길을 건너시오."
는 명령이지만,
 "횡단보도를 통해 길을 건넙시다."
하면, 지도가 된다. 결과적으로 동일하게 횡단보도를 걷게 하는 것이지만 화법은 조금씩  달
라진다.
 명령이란 원래 위에서부터 아래로 강제하여 복종케 하는  수단이지만, 지도의 화법의 되면 
매우 부드러운 말하기가 된다. 그러나 지도의 화법도 그  강도가 지나치면 상대에게 강제성
의 인상을 주게 된다.
 어린 자녀에게
 "공부해라!"
하고 명령하는 것은 부모의 입장에서 강제하는 것이나, 오늘날과  같이 부모의 힘이 통하지 
않으면 그것은 공허한 명령이 되고, 이에  복종이 따르지 않으므로 상대를 움직일 수  없다. 
결국 물리적 힘을 가하면, 어린이는 이것이 싫어 공부하는 시늉만 하게 된다는 것이다.
 학교 선생님의 화법은 바로 지도이다. 명령형으로 가르치는 것은 예전 방법이요, 그것은 현
대적 의미로 볼 때 교육이 아니다. 선생님의 화법은 명령과 같이 호령으로 일관하지 않으나, 
긴 시간에 걸쳐 학생을 이끌어 나가는 것이다. 이에는 설명의 화법을 적용하여 상대하는 학
생들에게 어떠한 사실을 이해시키는 것이 필요하다.
 명령은 강제이나 권력자가 지나치게 권력을 이용해 명령만을  연발하며, 정작 명령이 필요
할 때 그 위력이 발휘되지 않는다. 평소에는 되도록 설명하여 납득시키는 형태로 부하를 움
직이도록 하고, 부득이한 때만 과감한 판단을 내리며 단호하게 명령할 때 명령의 참된 위력
이 발휘된다.
 미국의 심리학자 레어드는 명령이란 질문이라고 말하고 있다, 그 의미는 명령하는 대신 질
문하라는 것이다. 명령이란 어떤 사태를 어떻게 처리하느냐에 대한 방법을 지시하는 것이다.
상사는 부하에게 처리방법을 명령하기 전에 충분히 그 일의 내용을 설명하고, 
 "이러한 경우 어떻게 처리하면 좋겠나?"
하고 질문하다. 부하가, 
 "이렇게 하면 좋겠죠."
하고 대답한다. 그것이 명령하려고 생각한 처리법과 일치하지 않을 때는,
 "그렇지, 그것도 좋은 생각이야, 그런데 좀더 좋은 생각이 없을까?"
하고 다시 두 번째 질문을 계속한다.
 사람의 머리에는 그렇게 큰 차이가 없다. 또 일정의  사태를 처리하는 방법도 그렇게 많은 
것이 아니다. 결국 두세번 질문하는 중에 자기가 명령하려는 것과 동일한 대답이 나오게 되
는 것이다. 이때,
 "바로 그게 좋은 생각이야. 그렇게 좀 해주게나."
하고 나가면, 부하는 자기 아이디어가 채택되고 자기 계획에  의해 업무를 수행하는 것으로 
생각하고, 보다 분발해서 기분좋게 나설 수  있는 것이다. 이것이 바로 레어드의 (명령-  질
문)이라는 말하기의 공식이다.
 그러나 화법은 나와 너의 인간관계이므로 상호간의 신뢰감을 무시하고 다만 테크닉에만 의
존하고 테크닉을 응용하는 데 그치는 것은 바람직하지 못하다.  상사에게 어떤 성의가 보이
지 않는다면 부하 또는 기계적인 움직임 밖에 더 나타내 보이지 않을 것이다.
 자기가 명령하고자 생각하고 있는 것보다 부하가 더 훌륭한 아이디어를 갖고 있다면, 마땅
히 그것을 채택해야 한다. 그러나 모든 명령이 질문으로만 행해지는 것은 아니다. 그렇게 번
거로이 할 여유가 없는 화급한 경우가 있다. 그럴 때는 사정을 잘 설명한 다음에 명령을 한
다. 이렇게 되면 명령이라 해도 의뢰의 화법에 가까워진다.
  
    5. 복명할 때, 보고할 때의 화법
 명령을 받는 사람은 정확하게 명령을 받아야 한다. 또  명령을 받은 사람은 명령을 실행하
고 결과를 복명 또는 보고하지 않으면 안된다. 이것이 복명  및 보고를 목적으로 하는 화법
이다. 복명과보고를 함께 다루고 있으나, 복명이란 명령을 받는 사람이 명령한 사람에  대해 
명령을 실행한 바를 전달하는 것이요, 보고는 명령받는 것을 전제로 하지 않는다.
 보고는 실행한 것, 발생한 것을 말하는 것이다. 어떤 조직에서 하부의 직원이 상부에  대해 
어떤 일의 경과나 결과를 전하는 경우가 많고, 조직의 규정에 의해,
 "이러이러한 경우는 보고하지 않으면 안된다."
고 정해진 경우가 있다. 또 조직에서의 하의상달이 아니라, 해외사찰 보고나 국회보고와  같
이 자기 경험이나 견문한 바를 임의로 전하는 경우도 있다.
 복명이든 보고이든 사실이나 경과를 전하는 것이므로 말하는 내용도 화법도 주관을 배제하
고 객관적이어야 한다. 만약 복병, 보고 외에 의견이나 감상을 할 때는 그것이 자기  의견임
을 밝히지 않으면 안된다.
 조직에서 하부의 사람이 상부에 의견을 말하는 것을 상신이라고  한다. 또 이와는 달리 신
고가 있다. 상신이든 신고든 모두 아래에서 위로 향한  말하기이나, 상신은 의견, 신고는 사
실을 전하는 것으로 구별한다. 또 신고는  조직의 규정에 의해 강제되고 있는 것,  상신하는 
사람이 임의로 하는 것이다. 또 조직에서 위에서 아래로 혹은 수평으로 전달하는 것이 보고
이다.
 복명. 보고. 신고 등의 화법에서, 첫째로 중요한 것은 정확이다. 설명이든 서술이든  화법은 
모두 정확을 요하나, 특히 복명. 보고에서는 정확이 생명이다. 둘째로 중요한 것은 간결성이
다. 대체로 명령을 발한 사람이나 명령받는 사람은 언제나 시간이 바쁜 사람이다. 따라서 화
법이 간결해야 한다. 셋째로는 결론부터 먼저 말하는 게 중요하다. 특히 복명을 받는 사람은 
가장 먼저 듣고 싶은 것이 자기가 명한 것이 성공했느냐  여부이다. 그리고 교섭한 일을 상
대가 승낙했는지 여부를 일각이라도 빨리 알고 싶은 것이다.  그러므로 지루하게 경과를 설
명하고 좀처럼 결과를 말하지 않으면 ,
 "요컨대 결론이 뭔가?"
하고 다그침을 당할 것이다. 때문에 먼저 결과부터 보고하고 필요에 따라 경과에 대해 요점
을 말한다는 것이 복명이나 보고의 화법이다.
 명령받은 일이 성공했을 때는 복명할 때도 보람이 있다.  그러나 이때 뽐내는 듯한 말하기
는 특히 경계해야 할 일이다. 성공하면 의기양양하게 되는 것이 인간 심리의 통성이다. 그러
나 보고를 받는 사람이나 제 3자로 보면 듣기 거북한 것이다.  명령이 잘 실행된 것은 명령
을 수행한 사람의 공적이기도 하나, 명령을 발한 사람의 판단과 명령의 내용이 적절한 때문
이기도 한 것이다. 그것을 자기만의 공적인 것처럼 말하는 것은 어림도 없는 일이다. 뽐내며 
말하면 모처럼의 성공에 마이너스의 결과를 가져올 수 있다.  성공했을 때의 복명은 깨끗이 
결과만의 보고로 그치고 여타의 잡다한 것은 말할 필요가 없다. 그러나 명령수행에 다른 협
력자가 있을 때는 협력자의 공적도 함께 보고할 일이다.
 어려운 것은 명령 실행에 실패했을 때의 복명 방법이다.  이 경우도 역시 결과부터 보고해
야 한다. 흔히, 그보다는 경과부터 말하고 최대의 노력을 기울였느나 아무리 해도 할 수  없
었다고 말하고 싶으나, 이렇게 하면 변명을 늘어놓은 것으로 들린다. 말하기 거북해도  먼저 
실행되지 못한 결과를 보고한다. 실패했다는 것은 모든 노력을 다 기울인 결과이다.  노력하
는 것은 당연하고 노력한 것을 늘어놓은 것은 무익한 일이다.
 단지 실패했을 때는 명령자로서도 실패의 원인과 경과도 알고  싶기 때문에, 그 요구를 채
워주는 경과보고는 보다 성실하게 해야 한다. 성공했을 때는  협력자의 노력을 칭찬해서 말
할 일이나, 실패했을 경우에는 가령 두사람 이상이 함께 명령을 받았다 해도, 성공하지 못한 
원인을 자기 이외의 사람에게 전가하는 말은 하지 말아야 한다.
  
 계속해서 상신 또는 진언은 화법을 말하기로 한다. 진언은 충고와 같이 소극적으로 무엇인
가를 못하게 말리는 것과는 다르다. 충고는  노름을 못하게 하든가, 담배를 못 피우게  하는 
것같이 무엇을 부정할 경우가 많다.  좀더 공부할 것을 충고할 때도  그것은 적극적 정신이 
아니고, 공부하지 않으면 낙제한다는 식으로 배후에는 실패를 미리 막아준다는 소극성이 포
함된다. 이 소극성이 충고의 숙명이다. 그리고 위에서 아래로의  경우가 많다. 이에 대해 진
언은 적극적이고 건설적인 제안인 것이다.  또한 어디까지나 아래에서 위로  향하는 제안을 
가리킨다.
 모든 화법이 그런 것처럼 제안의 경우고 그 내용이  훌륭해야 한다. 때문에 진언하기 전에 
내용을 충분히 검토해 놓지 않으면 안된다. 물론 진언을  받아들이는 것은 웃사람이지만 진
언의 결과가 실패할 때는 진언자도 역시 괴로운 것이다.
 모든 화법에는 기회가 있는 것이나, 특히 진언은 기회를 잘 선택해야 한다. 아무리  훌륭한 
아이디어도 상대편의 심리적 조건이나 장면의  분위기가 진언을 받아들이기 어려운  형편일 
때는, 모처럼 진언이 쓸모없게 되고 만다. 진언의 화법은 이론적으로 정연하기보다 감정이나 
분위기 등의 비합리적인 요소에 지배되는 것이므로 주위를 요한다.
 진언할 때는 성공을 복명할 때와 같이  자칫하면 "내로라...'하는 기분이  표정으로 나타나
기 쉽다. 충분히 연구하고 '이 정도라면...'하고  자신을 갖고 진언하는 것이므로 힘주어  말
하는 갓이 무리는 아니나, 겸양의 태도를 보이지 않으면 그 아이디어가 채택되지 않을 때가 
많다. 사실, 남이 어떻게 생각하든 필요는 없지만, 문제는 자기의 아이디어가 주위의 관심사
가 되면서 받아들여지느냐의 여부에 있느니만큼, 이럴  때일수록 효과적인 화법을 고려해야 
할 것이다.